ই-কমার্সের গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো কাস্টামর ডাটা সংগ্রহ ও সংরক্ষণ। এটি যেমন সহজ কাজ তেমনি কঠিন। ডাটার উপর নির্ভর করে ই-কমার্স কোম্পানির মার্কেট ভ্যালু বা মূল্য নির্ণয় হয়। যে কোম্পানির যত বেশি কাস্টমার ডাটা আছে সে কোম্পানির মার্কেট ভ্যালু তত বেশি।

যেহেতু আমাদের দেশের সিংহভাগ ই-কমার্স বিজনেস ফেসবুক নির্ভর তাই ম্যানুয়ালি ডাটা সংগ্রহ করতে হয়। অথবা বিভিন্ন থার্ড পার্টি টুলস ব্যবহার করতে হয়। যাদের ওয়েবসাইট রয়েছে তাদের ডাটা অটোমেটিক টুলস বা প্লাগিনের মাধ্যমে সংগ্রহ হয়ে থাকে। অনেকে পুরানো পদ্ধতি তথা রেজিস্ট্রার খাতা ব্যবহার করে থাকেন।

ম্যানুয়ালি ডাটা সংরক্ষণের সবচেয়ে জনপ্রিয় সফটওয়্যার হলো ’এক্সেল’। এটির মাধ্যমে কাস্টমারদের সকল প্রকার ডাটা এন্ট্রি ও ফিল্টার করা যায় খুব সহজে। হাজার হাজার ডাটা থেকে নির্দিষ্টা ডাটা বের করা যায় সার্চ করে। বিভিন্ন সূত্রের সাহায্যে হিসাব নিকাশও করা যায়। এছাড়াও অন্যান্য টুলস বা সফটওয়্যারের সাথেও যৌথ ভাবে কাজ করা যায়। টিমওয়ার্কও করার জন্যে এক্সেল ভালো ও সহজ মাধ্যম।

ইনবক্সের তথ্য সংগ্রহ করে ম্যানুয়ালি ডাটা এন্ট্রি করা একটু সময় সাপেক্ষ হওয়ায় চাইলে গুগল ফর্ম তৈরি করে কাস্টমার থেকে অর্ডার নেওয়ার সময় ডাটা সংগ্রহ করা যায় খুব সহজে। ফর্মের সাথে শীট (এক্সেল), ক্যালেন্ডার ইত্যাদি সার্ভিস এটাস করে বাড়তি সুবিধা ভোগ করা যায়। টিমের অন্য লোকদেরও ব্যবহার করার এক্সেস দেওয়া যায় (তবে ডাটার অপব্যবহার হতে পারে এমন লোকদের এক্সেস না দেওয়া শ্রেয়)। যেকোন সময় যেকোন জায়গা ও ডিভাইস থেকে ব্যবহার করা যায়। কাস্টমার ডাটা অন্যের কাছে হস্তান্তর হলে যেকোন মুহূর্তে সেলস ডাউন সহ অন্যান্য বিপর্যয় হতে পারে এবং কোম্পানীর ভ্যালুতে মারাত্মক আগাত আসতে পারে।

এক্সেল শীট থেকে সহজে দিন/সপ্তাহ/মাস/বছর বা যেকোন অনুষ্ঠান কেন্দ্র করে নতুন নতুন শীট করা যায় এবং ব্যবহার করা যায়। কাস্টমারের জন্মদিন, বিবাহ বার্ষিকী, ধর্মী, সামাজিক বা জাতীয় দিনে শুভেচ্ছা জানানোর নোটিফিকেশন চালু করা যায়। যেকোন সময় মেইল বা খুদে বার্ত দেওয়া যায়। ফোন নাম্বার বা মেইল ব্যবহার করে নতুন অফার বা প্রোডাক্টের আপডেট দেওয়া যায়। অর্থাৎ দ্রুত সময়ে যেকোন তথ্যের আপডেট দেওয়া যায় ফ্রি বা পেইড মেথডে। বিক্রয় আপডেটও নোট রাখা যায়। কোন প্রকার কাটাছেড়া করা ছাড়াই যেকোন সময় ডাটা/তথ্যে আপডেট করা যায়।

কাস্টমার ডাটা রেজিস্ট্রার খাতা বা ডায়রিতে রাখলে কখনই উপরে উল্লেখিত সুবিধা গুলো পাওয়া সম্ভব নয় এবং বার বার আপডেট করাও সম্ভব নয়। তাছাড়াও খাতায় ডাটা যেকোন সময় নষ্ট হতে পারে।

মোঃ দেলোয়ার হোসেন

By admin